دسته بندی اطلاعات تولید وپردازش شده یک سازمان باتوجه به حساسیت, از دست رفتن و یا افشای آن داده ها، ما را قادر میسازد تا کنترل های امنیتی را به درستی اجرا و در طرح طبقه بندی خود قرار دهیم.

مزایای طبقه بندی اطلاعات :

1. نشان دهنده تعهدات و حمایتهای امنیتی یک سازمان.
2. کمک به شناسایی اطلاعات حساس و حیاتی یک سازمان.
3. پشتیبانی از اصول محرمانگی, یکپارچگی و در دسترس بودن داده های مربوطه.
4. کمک به شناسایی داده هایی که نیازمند اعمال یک سری مسائل قانونی مرتبط با امنیت جامعه است.

اسناد و مدارک محصول اندیشه، فعالیت و تجربیات گران‌بهایی است که در تعالی اهداف سازمان‌ها نقش مهمی دارند و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم‌گیری‌ها محسوب می‌شوند. برخی از اسناد حاوی اطلاعاتی است که افشای آن‌ها ضربات جبران‌ناپذیری به منافع ملی، کشور و یا ارکان سازمان وارد می‌کند به این دلیل نگهداری و بهره‌برداری بهینه از اسناد و مدارک مستلزم استقرار یک نظام صحیح و اصولی در امر حفاظت از اسناد و اجرای دقیق آن از سوی کارکنان است.

 افشای غیرمجاز اسناد دلایل متعددی دارد که از مهم‌ترین آن‌ها سهل‌انگاری و عدم آگاهی به اصول حفاظتی (مجموعه اقدامات احتیاطی که به منظور جلوگیری از خروج و دسترسی عوامل غیرمجاز به اطلاعات و اسناد طبقه‌بندی‌شده پیش‌بینی می‌گردد) و دیگری عدم طبقه بندی صحیح اطلاعات می باشد،اینکه هر کارمند مطابق با حیطه اختیارات و مسئولیت خودش،دسترسی به اطلاعات داشته باشد میتواند از نشر اطلاعات جلوگیری کند،طبقه بندی اطلاعات باعث می شود اطلاعات در اختیار فردی قرار بگیرد که به آن نیاز دارد و در صورت انتشار نیز میدانیم که اطلاعات از کدام دایره و از کدام طبقه بندی نشر شده است.